日本サーバス内規

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日本サーバス内規

創立 196298

2004229日制定

20213月 一部改定

 

 

             引   (五十音順)

 

      IT副委員長および本部IT委員の設置・・・・・・・・・ 第19条

      家族会員、その定義特典・・・・・・・・・・・・・ 第18条

      国際会議出席者の報告書提出 ・・・・・・・・・・・ 第10条

      国際サーバス・オンラインの利用・管理・・・・・・・・第21条

      国際サーバス・オンラインの利用・管理規定・・・・・ 第23条

      国内会議議事録 ・・・・・・・・・・・・・・・・・ 第 1条

      支部拠出金 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 第17条 

      出欠確認書の提出 ・・・・・・・・・・・・・・・・ 第 2条

      電子メール網を利用した議決 ・・・・・・・・・・・ 第 5条

      日本サーバスの仕事の分割 ・・・・・・・・・・・・ 第11条

      日本サーバスWebサイトの管理・・・・・・・・・・ 第20条

      日本サーバスWebサイト管理規定・・・・・・・・・ 第22条

      入会金、年会費、トラベラー認定料 ・・・・・・・・ 第15条

      被災者支援プロジェクト ・・・・・・・・・・・・・ 第16条

      プロジェクトチームの結成 ・・・・・・・・・・・・ 第 8条

      本部会報、支部会報の発行 ・・・・・・・・・・・・ 第 9条

      本部所在地 ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 第14条

      本部に事務局の設置 ・・・・・・・・・・・・・・・ 第 6条

      本部に文書係の設置 ・・・・・・・・・・・・・・・ 第 7条

      本部役員、支部役員と各会計役員の選出時の注意事項・ 第13条

      本部役員の選出方法 ・・・・・・・・・・・・・・・ 第 3条

      役員人事の公表とその交代時期 ・・・・・・・・・・ 第 4条

      ユース副部長の設置 ・・・・・・・・・・・・・・・ 第12条 

 


 

国内会議議事録

第1条 国内会議議事録の内容はは次のとおりとする。

(1)会議の開催年月日及び場所

(2)出席者の氏名

(3)議事の経過(決定事項、結論を含む)

2 会長は国内会議議事録を2ヶ月以内に完成させ、公表するよう努力する。

3 国内会議議事録は全会員に配付する。

4 国内会議録の保存は、永年とする。

 

出欠確認書の提出

第2条 国内会議開催にあたって、議決投票権を有する本部役員及び各支部長は、本規則所定の出欠確認書(内規の後部に添付)を提出しなければならない。

 

本部役員の選出方法

第3条 会則第417条における本部役員選出は次の方法で行う。

(1)臨時国内会議(2019119日)で決定したことに従って、一つの支部がA業務(日本サーバスの基本的実務、国際サーバスの窓口)担当支部となり、その支部から会長、副会長、会計の候補者を推薦し、その選出は国内会議で行う。A業務担当支部は支部交代制で行う。

(2)会長、副会長、会計以外の本部役員については、次年度における職務を辞退する場合は7月末を期限として会長に申し出ることとする。

  会長は次の各号に定める方法により候補者を募集する。

1)各支部長による推薦

2)日本サーバス本部会報および日本サーバス会員専用のウェブページにおける「会員内一般公募」による自薦・他薦

自薦・他薦の募集受付は11月末日までとする。

 

役員人事の公表と役員の交代時期

第4条 役員人事の公表は国内会議終了後、1週間以内に会長が行う。交代時期は4月1日とする。

 

電子メール網を利用した議決

第5条 会則で指定している協議事項(本部収支決算・予算の承認、会則の重要項目、本部役員の選出)以外の案件についての提案・議決は会則23条8項を適用するものとする。

 

本部に事務局の設置

第6条 会長は本部に事務局を置くことができる。事務局の担当者は次の職務を行う。

(1) 本部会報発行、その他、会長の補佐をする。

(2) 会長を除く他の本部役員の補佐または代行をする。

 

本部に文書係の設置

第7条 会則、国内会議議事録を始めとする公式重要文書の管理・保存を担当する文書係を本部に置く。

 

プロジェクトチームの結成

第8条 サーバスの課題の調整・推進のために、会長はプロジェクトチームを結成し、そのリーダーに仕事を委嘱することができる。

 

本部会報、支部会報の発行

第9条 本部会報は年3回以上発行するよう努力する。

支部会報は年2回以上発行するよう努力する。

本部会報は全会員に配布し、支部会報は他支部にも配布する。これらはWebサイトにも掲載する。

 

国際会議出席者の報告書提出

第10条 日本サーバスより旅費補助を受けて、国際会議に出席した会員は報告書を提出し、可能な限り会議の様子を全会員に紹介する。

 

日本サーバスの仕事の分割

第11条 「会則15条に掲げる役員の任務および業務を以下のように分割する。

A業務:会長・副会長・会計(日本サーバス基本的実務、国際サーバス窓口)

B業務:ホストリスト担当・IT委員長(IT関係・ホストリスト関係)

C業務:会計監査・ピースセクレタリー・ユース部会長

その運用については臨時国内会議(2019119日)の議事録に準ずる。

 

ユース副部長の設置

第12条 本部にユース副部長を置くことができる。

ユース副部長は、ユース部長を補佐し、部長不在のときはその職務を代行する。また、部長の指示により特定の職務を遂行する。

 

本部役員、支部長と各会計役員の選出についての留意事項

第13条 公金使途の明朗性を確保するために公金の管理者と出納を預かる役員が同一世帯であることを避ける。

 

本部所在地

第14条 本部所在地は会則第15条に定める本部役員のうち会長の自宅に置く。

 

入会金、年会費、トラベラー認定料

第15条 入会金及び所定の会費は次の通りとする。

入会金 2,000円 (一般、学生同額)

年会費 一般 3,000

学生 2,000

家族会員 (免除)

学生とは、専門学校生、短大生、4年制大学生などとし、

大学院生は一般とする。

 

トラベラー認定料

ホスト会員及び学生会員 3,000

トラベラー会員 6,000円 (入会金、年会費は免除)

 

年度途中で入会した場合の年会費は4ヶ月単位で減額する。

1〜4月入会 3,000

5〜8月入会 2,000

9〜12月入会 1,000

 

被災者支援プロジェクト

第16条 国内外で大規模災害が発生した場合、その支援プロジェクトを立ち上げることができる。被災者支援プロジェクトの運用は以下とする。

(1)名称:      「被災者支援プロジェクト」とする。

(2)被災の範囲:暴風雨、地震などの自然災害とする。

(3)対象:      会員の被災、または会員が主催する被災支援活動。

(4)手続き:    支援が必要な場合は、支部長が日本サーバス会長に申し出る。会長は会則第23条の8に基づき、議決権保持者による臨時国内会議を開催し、決定する。

(5)支援金:    サーバス会員に寄付を募り、特別会計で金銭を管理する。

 

支部拠出金

第17条 支部会員一人当たりの支部拠出金の額は国内会議で決定する。

2020年現在 860円×支部会員数=支部拠出金

 

家族会員、その定義と特典

第18条 ホスト会員と同居している配偶者および子どもは家族会員になることができる。配偶者には事実婚のパートナーも含まれる。

 (1)家族会員の入会金、年会費は免除される。ただし、年会費は将来有料になる可能性がある。

(2)家族会員の認定トラベラーの受入れ、認定トラベラーとしてのホームステイやその他のサーバス活動は、ホスト会員に準ずる。

 

IT副委員長および本部IT委員の設置

第19条 本部にIT副委員長、若干名の本部IT委員を置くことができる。

(1)IT副委員長および本部IT委員は、国内会議においてホスト会員の中から選出する。

(2)IT副委員長は、IT委員長を補佐し、委員長不在のときはその職務を代行する。また、委員長の指示により特定の職務を遂行する。

(3)本部IT委員は、IT委員長の指示により特定の職務を遂行する。

(4)IT委員長はじめIT副委員長および本部IT委員は、会員の個人情報や会の秘密情報を扱う際には情報漏洩に十分の注意を払うものとする。

 

日本サーバスWebサイトの管理

第20条 サーバスのWebサイトの管理者は、会長、7支部長、IT委員長、IT副委員長、本部IT委員からなり、管理責任者はIT委員長とする。管理・維持については、別途定める「日本サーバスWebサイト管理規定」に従うものとする。

 

国際サーバス・オンラインの利用・管理

第21条  会員は国際サーバス・オンライン(ServasOnline :以下SOLと称す)を利用して世界の国・地域のサーバス会員の情報を得ることができる。

(1)会員はSOLを利用して得られる国内外の会員の個人情報を秘密情報として扱い会員以外に漏らしてはならない。

(2)日本サーバスにおけるSOLの情報管理のため、本部に複数の「SOL管理者」を置く。IT委員長は、SOL管理者を兼務し、他のSOL管理者をIT副委員長、本部IT委員から選任する。

(3)SOLの利用及び管理・維持については、別途定める「国際サーバス・オンライの利用・管理規定」に従うものとする。

 

日本サーバスWebサイト管理規定

第22条

1. 日本サーバスのWebサイトの管理者は、会長、7支部長、IT委員長、IT副委員長、本部IT委員とする。

2. Webサイト管理者は、日本サーバスWebサイトの掲載内容が会員と入会希望者にとって有意義で魅力あるものとなるように、日々提案、投稿、更新に努める

3. 管理責任者は、IT委員長とする。

4. IT副委員長および本部IT委員は、日本サーバスWebサイトの掲載内容を管理責任者の許可を得て更新することができる。

5. 本部、支部の管理者は、それぞれのページの更新を管理責任者に申請する。申請にあたり会の秘密情報と個人情報(特定の個人を識別できる氏名、生年月日、住所、電話番号等)の保護に関する点検を行い申請する。また、会員専用ページのパスワードや個人情報を会員外に漏らさないよう、会員に対して常に促さなければならない。

6. Webサイト管理者は、本部、支部のページの更新内容作成を本部、支部の担当者に委嘱することができる。

7. 管理責任者はさくらインターネット鰍フ契約者名義となり、パスワードなどを管理する。

8. 管理責任者は、「問い合わせ(Cotact Us)」により受信したメール内容を見ることができ、「問い合わせ」内容の関係者に回送して対応を依頼する。

 

国際サーバス・オンラインの利用・管理規定

第23条

1. 本規定は、日本サーバス会員が国際サーバス・オンライン(ServasOnLine: SOL)を利用する場合、およびその管理・維持を行う場合の規定である。

2. 日本サーバスの会員は、SOLのアカウントを取得し、IDおよびパスワードを使ってログインすることにより、自分の情報を入力、明示することができる。

3. 会員は、IDおよびパスワードを他人に漏洩してはならない。また、SOLを利用して得た個人情報をサーバス会員以外へ漏らしてはならない。

4. SOL管理者は、アカウントの発行、会員の入会・退会の処理、会員資格有効期限の設定、旅行認定証(Letter of Introduction: LOI)の発行、利用の案内などの業務を行う。

5. SOL管理者は、IT委員長、およびIT委員長がIT副委員長と本部IT委員から選出した者であり、全員が会員個人情報の取扱者として国内会議で承認されている。

6. SOL管理者は、作業・管理の過程で知り得たすべての個人情報や会の秘密情報をSOL管理者以外へ漏洩してはならない。

 

附則

  この内規は、2004229日から施行する。

2018317日一部改正

・国内会議議事録の完成・公表

・出欠確認書の提出

・本部役員の選出方法

・役員人事の公表と役員の交代時期

・電子メール網を利用した議決

・本部に事務局の設置

・本部に文書係の設置

・プロジェクトチームの結成

・本部会報、支部会報の発行

・国際会議出席者の報告書提出

2019316日 一部改定 

・本部役員の選出法

・日本サーバスの仕事の分割

IT副委員長、ユース部副会長の設置

・公金管理者と公金出納者についての留意事項

2021313日 一部改定

・入会金、年会費、トラベラー認定料

・本部所在地

・被災者支援プロジェクト

・家族会員の定義と特典

・支部拠出金

IT副委員長および本部IT委員の設置

・日本サーバスWebサイトの管理

・国際サーバス・オンラインの利用・管理

・日本サーバスWebサイトの管理規定

・国際サーバス・オンラインの利用・管理規定k

 


 

 

出欠確認書および委任状の様式

年   月  日

本部役員 [職名]           [氏名                             

 

出 欠 確 認 書

  私は日本サーバス第   回国内会議に

     1 出席します   

     2 欠席します。ただし、代理人は委任状の通りです。

           

      注: 上記のいずれか該当する番号を○で囲んで下さい。

         代理人は議決投票権をもつ構成員または議長に限る

 

委 任 状

  私は下記の者を代理人と選任し、日本サーバス第   回国内会議の議決事項に関する議決投票権を代理人に委任します。

                       

  1 議決投票権をもつ構成員  [役職名]       [氏名]           

  2 国内会議の議長

 

   注: 上記のいずれか該当する番号を○で囲んで必要事項に記入して下さい。

 

受付認証

  会長 [氏名]               受付日   年   月  日

 

---------------------------------------------------------------------------------

 <留意事項>

議決投票権を有する本部役員は、必ずこの書類を 20  年  月  日(   )までに、会長宛てに電子メールの添付ファイル、ファックスまたは郵便で提出してください。

 


 

 

出欠確認書および委任状の様式

 

  年   月  日

支部長  [支部名]               [氏名                           

  

               出 欠 確 認 書

  私は日本サーバス第   回国内会議に

     1 出席します

     2 欠席します。ただし、代理人は委任状の通りです。

     

     注:上記のいずれか該当する番号を○で囲んでください。

       代理人は議決投票権をもつ構成員、副支部長または議長に限る。

 

 

 

                  委 任 状

  私は下記の者を代理人と選任し、日本サーバス第   回国内会議の議決事項に関する議決投票権を代理人に委任します。

                    

  1 議決投票権をもつ構成員  [役職名]       [氏名]          

  

2 副支部長         [支部名]        [氏名]            

  

3 国内会議の議長  

 

   注: 上記のいずれか該当する番号を○で囲んで必要事項に記入して下さい。

 

 

受付認証

  会長 [氏名]                受付日   年   月  日

 

 

--------------------------------------------------------------------------------

 <留意事項>

議決投票権を有する支部長は、必ずこの書類を20  年  月  日(   )までに、会長宛てに電子メールの添付ファイル、ファックスまたは郵便で提出してください。