日本サーバス内規

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日本サーバス内規

創立 196298

2004229日制定

 

国内会議議事録

第1条 国内会議議事録の内容はは次のとおりとする。

(1)会議の開催年月日及び場所

(2)出席者の氏名

(3)議事の経過(決定事項、結論を含む)

2 会長は国内会議議事録を2ヶ月以内に完成させ、公表するよう努力する。

3 国内会議議事録は全会員に配付する。

4 国内会議録の保存は、永年とする。

 

出欠確認書の提出

第2条 国内会議開催にあたって、議決投票権を有する本部役員及び各支部長は、本規則所定の出欠確認書(内規の後部に添付)を提出しなければならない。

 

本部役員の選出方法

第3条 会則第417条における本部役員選出は次の方法で行う。

(1)臨時国内会議(2019119日)で決定したことに従って、一つの支部がA業務(日本サーバスの基本的実務、国際サーバスの窓口)担当支部となり、その支部から会長、副会長、会計の候補者を推薦し、その選出は国内会議で行う。A業務担当支部は支部交代制で行う。

(2)会長、副会長、会計以外の本部役員については、次年度における職務を辞退する場合は7月末を期限として会長に申し出ることとする。

  会長は次の各号に定める方法により候補者を募集する。

1)各支部長による推薦

2)日本サーバス本部会報および日本サーバス会員専用のウェブページにおける「会員内一般公募」による自薦・他薦

自薦・他薦の募集受付は11月末日までとする。

 

役員人事の公表と役員の交代時期

第4条 役員人事の公表は国内会議終了後、1週間以内に会長が行う。交代時期は4月1日とする。

 

電子メール網を利用した議決

第5条 会則で指定している協議事項(本部収支決算・予算の承認、会則の重要項目、本部役員の選出)以外の案件についての提案・議決は会則23条8項を適用するものとする。

 

本部に事務局の設置

第6条 会長は本部に事務局を置くことができる。事務局の担当者は次の職務を行う。

(1) 本部会報発行、その他、会長の補佐をする。

(2) 会長を除く他の本部役員の補佐または代行をする。

 

本部に文書係の設置

第7条 会則、国内会議議事録を始めとする公式重要文書の管理・保存を担当する文書係を本部に置く。

 

プロジェクトチームの結成

第8条 サーバスの課題の調整・推進のために、会長はプロジェクトチームを結成し、そのリーダーに仕事を委嘱することができる。

 

本部会報、支部会報の発行

第9条 本部会報は年3回以上発行するよう努力する。

支部会報は年2回以上発行するよう努力する。

本部会報は全会員に配布し、支部会報は他支部にも配布する。これらはWebサイトにも掲載する。

 

国際会議出席者の報告書提出

第10条 日本サーバスより旅費補助を受けて、国際会議に出席した会員は報告書を提出し、可能な限り会議の様子を全会員に紹介する。

 

日本サーバスの仕事の分割

第11条 「会則15条に掲げる役員の任務および業務を以下のように分割する。

A業務:会長・副会長・会計(日本サーバス基本的実務、国際サーバス窓口)

B業務:ホストリスト担当・IT委員長(IT関係・ホストリスト関係)

C業務:会計監査・ピースセクレタリー・ユース部会長

その運用については臨時国内会議(2019119日)の議事録に準ずる。

 

IT副委員長、ユース副部会長の設置

第12条 本部にIT副委員長、ユース副部会長を置くことができる。

(1)IT副委員長は、IT委員長を補佐し、委員長不在のときはその職務を代行する。また、委員長の指示により特定の職務を遂行する。

(2)ユース副部会長は、ユース部会長を補佐し、部会長不在のときはその職務を代行する。また、部会長の指示により特定の職務を遂行する。

 

本部役員、支部長と各会計役員の選出についての留意事項

第13条 公金使途の明朗性を確保するために公金の管理者と出納を預かる役員が同一世帯であることを避ける。

 

附則

  この内規は、2004229日から施行する。

2018317日一部改正

・国内会議議事録の完成・公表

・出欠確認書の提出

・本部役員の選出方法

・役員人事の公表と役員の交代時期

・電子メール網を利用した議決

・本部に事務局の設置

・本部に文書係の設置

・プロジェクトチームの結成

・本部会報、支部会報の発行

・国際会議出席者の報告書提出

2019316日 一部改定 

・本部役員の選出法

・日本サーバスの仕事の分割

IT副委員長、ユース部副会長の設置

・公金管理者と公金出納者についての留意事項

 


 

 

出欠確認書および委任状の様式

年   月  日

本部役員 [職名]           [氏名                             

 

出 欠 確 認 書

  私は日本サーバス第   回国内会議に

     1 出席します   

     2 欠席します。ただし、代理人は委任状の通りです。

           

      注: 上記のいずれか該当する番号を○で囲んで下さい。

         代理人は議決投票権をもつ構成員または議長に限る

 

委 任 状

  私は下記の者を代理人と選任し、日本サーバス第   回国内会議の議決事項に関する議決投票権を代理人に委任します。

                       

  1 議決投票権をもつ構成員  [役職名]       [氏名]           

  2 国内会議の議長

 

   注: 上記のいずれか該当する番号を○で囲んで必要事項に記入して下さい。

 

受付認証

  会長 [氏名]               受付日   年   月  日

 

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 <留意事項>

議決投票権を有する本部役員は、必ずこの書類を 20  年  月  日(   )までに、会長宛てに電子メールの添付ファイル、ファックスまたは郵便で提出してください。

 


 

 

出欠確認書および委任状の様式

 

  年   月  日

支部長  [支部名]               [氏名                           

  

               出 欠 確 認 書

  私は日本サーバス第   回国内会議に

     1 出席します

     2 欠席します。ただし、代理人は委任状の通りです。

     

     注:上記のいずれか該当する番号を○で囲んでください。

       代理人は議決投票権をもつ構成員、副支部長または議長に限る。

 

 

 

                  委 任 状

  私は下記の者を代理人と選任し、日本サーバス第   回国内会議の議決事項に関する議決投票権を代理人に委任します。

                    

  1 議決投票権をもつ構成員  [役職名]       [氏名]          

  

2 副支部長         [支部名]        [氏名]            

  

3 国内会議の議長  

 

   注: 上記のいずれか該当する番号を○で囲んで必要事項に記入して下さい。

 

 

受付認証

  会長 [氏名]                受付日   年   月  日

 

 

--------------------------------------------------------------------------------

 <留意事項>

議決投票権を有する支部長は、必ずこの書類を20  年  月  日(   )までに、会長宛てに電子メールの添付ファイル、ファックスまたは郵便で提出してください。